Laatste update : 12 juni 2023
We verwerken persoonsgegevens om voornamelijk diens wettelijke opdrachten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld uw klacht over een federale overheidsdienst of uw melding als klokkenluider.
We gebruiken uw persoonlijke gegevens conform de Europese Algemene verordening gegevensbescherming of AVG, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u en waarom?
Wij verwerken enkel persoonsgegevens indien wij daar een rechtsgrond voor hebben. Meestal kadert die rechtsgrond in onze opdrachten die volgens de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen, de wet van 8 december 2022 betreffende de melding van een integriteitsschending in de federale overheidsinstanties en de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken in de private sector.
Uw informatievraag of klacht als burger
In het kader van uw informatievraag of klacht als burger kunnen we deze gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens betreffende uw beroep en job;
- eventueel andere gegevens zoals uw medische gegevens en uw gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van de federale overheidsdienst waar u een klacht indiende. Nadat uw informatievraag of klacht bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog vijf jaar bij.
Uw melding als klokkenluider
In het kader van uw melding van een integriteitsscheding of inbreuk op de wetgeving als klokkenluider kunnen we deze gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens betreffende uw beroep en job;
- eventueel medische gegevens, gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u of van uw vertegenwoordiger. Nadat uw melding bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog 10 jaar bij. Als uw melding betrekking heeft op een inbreuk op de wetgeving binnen een bedrijf, bewaren we uw gegevens tot het einde van uw contractuele relatie na deze periode van 10 jaar.
Bij wijze van uitzondering bewaren we uw persoonlijke gegevens alleen voor de duur van het onderzoek, tenzij dit noodzakelijk is :
- als onderdeel van een disciplinaire of gerechtelijke procedure. In dat geval bewaren we ze tot het einde van een eventuele beroepsprocedure;
- voor bescherming tegen vergeldingsmaatregelen.
Samenwerking met andere organisaties
Als we iets organiseren samen met andere organisaties, zoals een conferentie of evenement, kunnen we ook de volgende gegevens delen met de mede-organisator:
- identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam;
- contactgegevens zoals uw e-mailadres;
- gegevens over uw beroep en job;
- andere informatie over bijvoorbeeld het bezoek, het evenement, de samenwerking.
We krijgen deze gegevens van u, als bezoeker of als deelnemer aan een evenement, en/of van uw vertegenwoordiger of een contactpersoon. We houden ze een jaar bij.
Een vraag of verzoek van uw rechten (DPO)
Als burger of als klokkenluider kunt u ons contacteren om uw rechten rond persoonsgegevens uit te oefenen. In dat kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens over uw beroep en job;
- eventueel medische gegevens of gegevens betreffende strafbare feiten.
We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van de federale administratie. Nadat we uw vraag of verzoek behandeld hebben, houden we uw gegevens nog een jaar bij.
Om uw dossier zo goed mogelijk te kunnen behandelen, vragen wij u om bepaalde persoonlijke gegevens, zoals uw naam, voornaam, contactgegevens, details van uw klacht of melding, enz. Deze informatie kan gevoelige gegevens bevatten, zoals medische of gerechtelijke gegevens.
2. Hoe gaan wij om met uw persoonlijke informatie en met wie delen we ze?
Vertrouwelijkheid van informatie
We hebben toegang tot de informatie die u ons bezorgt of de informatie die nodig is om uw dossier (klacht, informatievraag, melding) te behandelen. We behandelen deze informatie vertrouwelijk en zijn gebonden door het beroepsgeheim, op basis van artikel 16 van onze wet.
Uitwisselen van informatie
Bij het behandelen van uw klacht, kunnen we de persoonlijke gegevens die u ons doorgeeft, meedelen aan iemand die u vertegenwoordigt (advocaat, iemand met en volmacht…) en aan de betrokken federale overheidsdienst(en) en hun klachtencoördinator(en). U wordt steeds op de hoogte gehouden van deze uitwisselingen. Er werden hiervoor samenwerkingsprotocollen afgesloten met de federale overheidsdiensten.
Wanneer we een melding van een integriteitsschending in een federale overheidsinstantie onderzoeken, kunnen we uw persoonsgegevens delen met de hoogste ambtenaar van de federale overheidsinstantie waarop de melding betrekking heeft, de verantwoordelijke minister of de hoogste instantie. We hebben samenwerkingsprotocollen afgesloten met de federale overheidsinstanties.
Wanneer we een melding van een inbreuk op de wetgeving in een bedrijf onderzoeken, kan het zijn dat we uw melding, die uw persoonsgegevens bevat, moeten doorgeven aan de bevoegde autoriteit, die verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren van het onderzoek. We hebben samenwerkingsprotocollen afgesloten met de bevoegde autoriteiten.
We kunnen een melding van een integriteitsschending of inbreuk op de wetgeving ook doorgeven aan de Procureur des Konings.
Wanneer we een klacht van vergelding door een klokkenluider onderzoeken, kunnen we uw persoonsgegevens delen met de hoogste ambtenaar, de verantwoordelijke minister of het bestuursorgaan van de federale overheidsinstantie of met de hoogste manager van het betrokken bedrijf.
Doorgeven van informatie
Wanneer niet de federale Ombudsman, maar een andere ombudsman bevoegd is om uw klacht te behandelen, zijn wij wettelijk verplicht om uw klacht (met uw persoonlijke gegevens) door te zenden naar de bevoegde ombudsman. Deze verplichting is opgenomen is artikel 9 van onze wet.
Wanneer noch de federale Ombudsman noch een andere ombudsman bevoegd is om uw vraag of klacht te behandelen, dan bezorgen wij u de gegevens van de klachtendienst of andere dienst die uw klacht kan onderzoeken. Enkel als u het ons uitdrukkelijk vraagt, bezorgen we de klacht met uw gegevens aan die dienst.
Wanneer wij niet bevoegd zijn om uw melding te behandelen, maar een andere bevoegde autoriteit wel, zijn wij wettelijk verplicht om uw melding en uw persoonsgegevens aan die autoriteit door te geven. Deze verplichting is opgenomen in artikel 14 §3 van de wet van 8 december 2022 (federale publieke sector) en artikel 14 §3 van de wet van 28 november 2022 (privésector).
Als de federale Ombudsman iets organiseert samen met andere organisaties, zoals een conferentie of evenement, zal u bij de inschrijving persoonsgegevens moeten doorgeven. In dat kader kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de mede-organisator. U zult hiervan op de hoogte worden gebracht op bijvoorbeeld het moment van uw inschrijving.
Geeft u ons persoonsgegevens door in het kader van een vraag of verzoek inzake gegevensbescherming, dan worden die in principe niet gedeeld met andere organisaties, behalve wanneer de Gegevensbeschermingsautoriteit dat vraagt.
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een instantie in een niet-Europees land. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een ombudsman buiten Europa bevoegd is voor de klacht of wanneer een klager niet in Europa woont. Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens beroepen wij ons op het algemeen belang, aangezien dit nodig is voor het uitvoeren van onze wettelijke opdrachten. Wanneer een klachtenorganisatie buiten Europa bevoegd is, vragen wij uw toestemming om het dossier eventueel door te zenden.
Publicaties
We maken de identiteit van personen die een beroep deden op de diensten van de federale Ombudsman nooit bekend in publicaties. In onze publicaties zijn geanonimiseerde statistieken opgenomen over het aantal klachten en informatievragen die we dat betrokken jaar kregen, de ontvankelijkheid en behandelingstermijn ervan. Hierbij geven we evenwel geen persoonsgegevens.
Onze verslagen, aanbevelingen of andere communicatiekanalen zoals berichten op de website, brochures of persberichten bevatten ook voorbeelden geïnspireerd door klachten ter illustratie van de problematieken die we behandelen. Wij gebruiken hierbij steeds fictieve namen en letten erop dat in die voorbeelden de persoon of personen die de klacht bij ons heeft/hebben ingediend niet geïdentificeerd kan/kunnen worden.
3. Welke rechten over uw verwerkingen van persoonsgegevens heeft u en hoe kan u deze uitoefenen?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG, heeft u recht op inzage/kopie, recht op verbetering, recht op bezwaar, recht op beperking van verwerking en recht op verwijdering om zo controle te houden over uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de type verwerking en rechtsgrond kunnen deze rechten al dan niet van toepassing zijn.
U hebt ook het recht om juridische stappen te ondernemen als u van mening bent dat uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens zijn geschonden.
Er zijn ook wettelijke beperkingen op bepaalde rechten van betrokkenen, bijvoorbeeld om de vertrouwelijkheid te waarborgen.
4. Hoe kunt u ons contacteren over uw persoonsgegevens?
Heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens of wenst u één van uw rechten uit te oefenen?
Contacteer ons gerust:
dpo@federaalombudsman.be
de federale Ombudsman – DPO
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel
Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, dan antwoorden wij u binnen 1 maand na ontvangst. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum 3 maanden), maar dan laten wij u binnen 1 maand na ontvangst weten hoe dat komt. Gelieve duidelijk te vermelden welk recht u wil uitoefen en eventueel in welk dossier of over welke gegevens het gaat. Hou er rekening mee dat het uitoefenen van uw rechten afhangt van de type verwerking en de rechtsgrond.
We willen u graag goed helpen, maar als u niet tevreden bent, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit van België.